Rozliczenie projektu – co to właściwie jest?
Możliwość pozyskania dotacji dla firmy wiąże się z koniecznością udziału w konkursie i przygotowaniem obszernej dokumentacji aplikacyjnej. Właśnie ten etap często uważany jest za najtrudniejszy, tymczasem moment, w którym firma znajduje swój projekt na liście rankingowej jest tylko początkiem złożonego procesu, którego zakończeniem jest wypłata dotacji. Wypłata dotacji poprzedzona jest właśnie rozliczeniem projektu.
Co jest potrzebne do rozliczenia?
W uproszczeniu rozliczenie projektu unijnego polega na udokumentowaniu prawidłowego wykonania założeń opisanych we wniosku aplikacyjnym. Wydaje się proste, ale czy tak jest w rzeczywistości? Niestety, prawidłowe udokumentowanie realizacji projektu nie polega jedynie na przedstawieniu faktur i potwierdzeń przelewów. W dużym uproszczeniu rozliczenie wymaga przedłożenia do właściwej instytucji:
- dokumentacji potwierdzającej, że maszyny, urządzenia, wnip zostały zakupione zgodnie z zasadą konkurencyjności. Tu pojawia się pierwsza trudność. Prawidłowe zrealizowanie zakupów zgodnie z tą zasadą to bardzo rozległy temat, na osobny artykuł, ale idea zakupów w projekcie unijnym jest taka, że nie można kupić urządzenia od preferowanego przez siebie dostawcy, tylko dostawca musi zostać wybrany w sposób rzetelny, przejrzysty, dający równe szanse wszystkim potencjalnym dostawcom. Dokumentacja potwierdzająca prawidłowy wybór dostawcy obejmuje m.in.: treść ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności, pisemną korespondencję z oferentami, pozyskane oferty, protokół z zakończenia postępowania ofertowego.
- dokumentacji potwierdzającej prawidłową realizację wydatków: umów
z dostawcami, opisanych zgodnie z wymogami danej instytucji faktury i innych dokumentów księgowych m.in. OT i EŚT, potwierdzeń przelewów, protokołów odbioru. W rozliczaniu projektu ważne jest bieżące kontrolowanie wszelkich terminów i warunków wynikających z umowy z dostawcą. Zarówno treść umów, jak i realizacji zamówień jest szczegółowo kontrolowana przez instytucje unijne. - dokumentacji związanej ze specyfiką danego projektu. Podstawą jest przedstawienie potwierdzenia realizacji wskaźników projektu opisanych we wniosku, np. gdy projekt zakłada zwiększenie zatrudnienia należy przedstawić np. umowę o pracę i druk ZUS ZUA, gdy projekt polegał na wdrożeniu wyników B+R często wymagany jest raport powdrożeniowy potwierdzający prawidłowe wdrożenie badań, innowacji. Dodatkowo beneficjenci często proszeni są o przedstawienie przychodów ze sprzedaży nowych produktów czy usług.
Narzędziem służącym do rozliczania projektu jest wniosek o płatność, który należy sporządzić na specjalnym formularzu, w dedykowanym systemie informatycznym, zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku o płatność dla danej instytucji. Na etapie wniosku o płatność dokonywane są przesunięcia środków z wydatku zrealizowanego taniej, na ten zrealizowany drożej.
Niestety to jeszcze nie koniec rozliczenia. Po przygotowaniu wniosku o płatność, przedłożenia wymaganych dokumentów i uzupełnień zwykle jest jeszcze kontrola na miejscu realizacji projektu. Wielu beneficjentów obawia się właśnie tego etapu. Niepotrzebnie. Jeżeli projekt jest realizowany zgodnie z umową, dokumentami programowymi, budżetem i harmonogramem, nie ma powodów do obaw. Weryfikacje są czymś naturalnym przy wydatkowaniu środków publicznych. Dopiero po pozytywnie zakończonej kontroli możliwa jest wypłata dotacji.
Co może pójść nie tak?
Właściwie na każdym z etapów kryją się pułapki i bez doświadczenia
w prowadzeniu projektów unijnych praktycznie nie jest możliwe prawidłowe rozliczenie dotacji. Prawidłowe to znaczy, bez tzw. korekt finansowych. Za niedopełnienie obowiązków wynikających z umowy o dofinansowanie grożą konkretne kary finansowe od 5 do nawet 100% kwoty dotacji przyznanej na dany wydatek. Do przykładowych przewinień podlegających karze należą: dostawa urządzenia po terminie, wpisanie konkretnej marki urządzenia w opisie przedmiotu zamówienia, brak publikacji zapytania ofertowego w Bazie konkurencyjności, zamówienie maszyny przed podpisaniem umowy z dostawcą, niejednoznaczny opis przedmiotu zamówienia, brak kodów CPV z opisem, nieuprawnione zmiany dokonane w umowie z dostawcą.
Jak uniknąć błędów?
Każdy projekt unijny to złożona inwestycja i mimo starań rzadko kiedy przebiega zgodnie z założeniami, bez żadnych problemów. Kluczem do sukcesu jest bieżące monitorowanie przebiegu projektu, reagowanie na problemy i kontrolowanie kluczowych terminów. Pozytywną informacją, jest to, że współpracując z instytucją można dokonać zmian w projekcie, lub wydłużyć termin realizacji projektu.
Podsumowując, rozliczenie projektu nie jest proste dla osoby, która nie robiła tego wcześniej. Wymaga przede wszystkim praktycznej wiedzy, znajomości wielu wytycznych i przepisów prawa, kontroli wszelkich dokumentów, znajomości systemów informatycznych danej instytucji oraz specyfiki konkursu i instytucji. Powyżej, bez wchodzenia w szczegóły, tylko ogólnie wspomniano o zakresie dokumentów wymaganych do rozliczenia projektu a i tak wydaje się, że jest tego dużo. Samo skompletowanie dokumentów jest czasochłonne, a dodatkowo rozliczenie jest rozciągnięte w czasie - w zależności od złożoności projektu trwa od
2 miesięcy nawet do roku czasu. Aby uniknąć błędów warto skorzystać ze wsparcia firm specjalizujących się w pozyskiwaniu i rozliczaniu dotacji. Pozwoli to do minimum ograniczyć zaangażowanie pracowników firmy i w pełni skorzystać z przyznanej dotacji.