Sprawdzana jest przede wszystkim dokumentacja, w tym:
Dokumenty finansowe
- oryginały dowodów księgowych, w tym przede wszystkim faktur, rachunków, not księgowych, list płac oraz zawieranych umów
dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia, czyli wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW (KP i KW tylko i wyłącznie, jeżeli są dopuszczone konkursem) - obowiązująca w Twojej firmie polityka rachunkowości
- wyodrębniona ewidencja księgowa wraz z zestawianiem obrotów i sald
- dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz dokumenty potwierdzające amortyzację środków trwałych z dotacji
Dokumenty potwierdzające zgodność działań projektowych z politykami wspólnotowymi, w tym przede wszystkim
- ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska pracy
- umowy o pracę
- certyfikaty środowiskowe
Dokumenty potwierdzające zgodność zrealizowanych działań z Ustawą Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności. Najczęściej weryfikacji podlega:
- sposób szacowania wartości zamówienia
- upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu
- treść ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu
- uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty
- raport z udzielonego zamówienia
- treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą lub dostawcą
Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/rezultatów. Mogą to być na przykład:
- umowa i faktura zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie
- faktura za sprzedaż produktu/usługi wdrożonej na rynek w wyniku realizacji projektu
- umowy i bieżące dokumenty potwierdzające deklarowane zwiększenie zatrudnienia
- umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami, wskazanymi we wniosku o dofinansowanie
- opinia potwierdzająca wdrożenie na rynek rozwiązań innowacyjnych
- raport z przeprowadzonych badań B+R
- uzyskane certyfikaty, patenty, licencje
Procedury archiwizacji dokumentacji projektowej
- Korzystając ze środków unijnych przyjmujesz na siebie obowiązek archiwizacji pełnej dokumentacji projektowej w siedzibie swojej firmy przez okres wskazany w umowie dotacji.
Działania informacyjno-promocyjne, między innymi: - oznakowanie dokumentacji i korespondencji prowadzonej w związku z realizacją projektu
- oznakowanie dofinansowanych środków trwałych
- oznakowanie miejsca realizacji projektu.
Oprócz dokumentów kontrolerzy mogą też naocznie sprawdzić, czy zakupione sprzęty, maszyny i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym przez Ciebie we wniosku o dofinansowanie. Ponadto weryfikacji poddane zostaną udogodnienia dla osób niepełnosprawnych występujące w miejscu realizacji projektu.
Po kontroli
Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Otrzymasz ją w celu zapoznania się z jej treścią. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.
Wydatki poniesione w sposób nieprawidłowy muszą zostać objęte korektą wysokości przyznanego dofinansowania, a dokładnie jego pomniejszeniem, gdyż nie można kwot wycofywanych z projektu przeznaczać na inne wydatki w tym samym projekcie. W skrajnych wypadkach może to prowadzić nawet do całkowitej utraty dofinansowania lub rozwiązania umowy.