W poniższym artykule w zwięzły sposób przedstawimy kluczowe cechy projektów B+R.
Podstawowym dokumentem w dotacjach określającym co można uznać za pracę badawczą w konkretnej dziedzinie wiedzy jest podręcznik Frascati OECD 2015. Zgodnie z Frascati, aby dana działalność mogła być uznana za pracę badawczo- rozwojową musi być:
- nowatorska (prowadzić do zwiększenia zasobów nowej wiedzy),
- twórcza (czynnik ludzki musi prowadzić do oryginalnego wyniku będącego efektem kreatywnych procesów myślowych),
- nieprzewidywalna (pewność wyniku jest charakterystyczna dla działalności rutynowej i powtarzalnej, praca badawcza powinna zawierać element nieprzewidywalności, trzeba zakładać prawdopodobieństwo sukcesu, ale w projekcie badawczym nie ma 100% pewności, że planowany efekt zostanie osiągnięty),
- metodyczna (systematyczna, musi posiadać plan i harmonogram prac, mierzalne efekty, aby weryfikować postęp prac oraz prowadzić do zamierzonego celu),
- możliwa do przeniesienia lub odtworzenia (wyniki prac muszą być możliwe do odtworzenia i sprzedaży na rynek).
Co ważne efekt prac badawczych powinien być innowacyjny. Jeżeli rozpatrujemy możliwość pozyskania dotacji to jest to wymóg niezbędny. Trudnością w zakresie innowacyjności jest wykazanie konkretnych, mierzalnych cech danego produktu, które będą świadczyć o nowości danego rozwiązania w stosunku do tego co już istnieje na rynku krajowym i światowym. Oczywiście mierzalne cechy produktu powinny wynikać z prac badawczo-rozwojowych. Czyli opisując i planując prace badawcze firma musi precyzyjnie zdefiniować finalny produkt, do którego wszystkie prace badawcze prowadzą.
Poziom zaawansowanie prac i przygotowania danego rozwiązania do wdrożenia na rynek określają tzw. poziomy gotowości technologicznej, TRL (ang. Technology Readiness Level). Prace badawcze opisuje się właśnie według schematu 9 poziomów gotowości technologicznej:
- Poziom 1 – prace podstawowe
- Poziomy 2- 6 – prace przemysłowe
- Poziomy 7 – 9 - eksperymentalne prace rozwojowe
Można powiedzieć, że kolejne etapy prac pokazują naturalny rozwój danej technologii, produktu od pomysłu i koncepcji do końcowego rozwiązania, czyli produktu w pełni przetestowanego, gotowego do wdrożenia na rynek. Prace powinny obejmować sprawdzenie podstaw technologii w warunkach laboratoryjnych, stworzenie modelu, prototypu i przetestowanie rozwiązania w warunkach rzeczywistych.
Starając się o dotację na przeprowadzenie prac badawczych nie ma konieczności przeprowadzania wszystkich faz badawczych w ramach projektu. Można starać się o dofinansowanie np. tylko prac rozwojowych bądź startować od wyższego poziomu prac przemysłowych. Oczywiście we wniosku o dofinansowanie należy opisać co zostało zrobione do momentu, od którego chcemy rozpocząć prace badawcze.
Zwykle prace przemysłowe jako te obarczone wyższym ryzykiem niepowodzenia, są dofinansowane w wyższym stopniu niż prace rozwojowe, gdzie ryzyko niepowodzenia jest dużo mniejsze i rozwiązanie jest już w zaawansowanym stopniu rozwoju.
W ramach dotacji na projekty B+R można sfinansować koszty związane z realizacją poszczególnych etapów badawczych. Katalog kosztów kwalifikowanych jest uzależniony od konkursu, w którym staruje firma i instytucji odpowiedzialnej, jednak zwykle koszty w projektach badawczych obejmują:
- wynagrodzenie osób przeprowadzających prace badawcze w firmie,
- koszty usług zewnętrznych i prac zleconych,
- amortyzację sprzętu, maszyn wykorzystywanych do projektu,
- koszty materiałów i odczynników niezbędnych do prac badawczych,
- koszty materiałów niezbędnych do budowy prototypu.
Aplikowanie o dofinansowanie na przeprowadzenie prac B+R jest trudne i wymaga szczegółowego przedstawienia planu prac wraz z kosztorysem oraz udowodnienia, że efekt projektu będzie innowacyjny oraz pożądany przez rynek. Wymaga to dużego nakładu pracy ze strony firmy ubiegającej się o dotację, jednak wysiłek rzetelnego przygotowania jest opłacalny, ponieważ można sfinansować aż do 80% kosztów prac badawczych.